Algemeen Hoe werkt Bestuurlijke aanbesteding?

Algemeen Hoe werkt Bestuurlijke aanbesteding?

Helmond en Peelgemeenten hebben gekozen voor ‘bestuurlijk aanbesteden’. Bestuurlijk aanbesteden is een inkoopmethodiek waarbij de traditionele verhouding tussen een inkoper (overheid) en leverancier (aanbieder) is losgelaten. Het belangrijkste kenmerk van bestuurlijk aanbesteden is overleg tussen de gemeenten en aanbieders.

Voor de inkoop van nieuwe taken per 1 januari 2015 hebben Helmond en de Peelgemeenten de volgende keuze gemaakt:

• Een deel van de jeugdhulp wordt gecontracteerd via gemeente Eindhoven. Meer informatie hierover is te vinden op  www.21voordejeugd.nl. Voor vragen kunt u contact opnemen met contracteringjeugdzorg@eindhoven.nl
• Voor de overige jeugdhulp-taken en voor alle nieuwe Wmo-taken is gekozen voor het proces van bestuurlijk aanbesteden. Bizob (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost- Brabant) ondersteunt de gemeenten in het inkoop- en aanbestedings traject.

Overleg

Bestuurlijk aanbesteden wordt gekenmerkt door overleg. Partijen (gemeenten en aanbieders) gaan met elkaar in gesprek en vanuit overleg komt een contract tot stand en blijven partijen in gesprek nadien. Binnen het proces van bestuurlijk aanbesteden bestaan voor de contracten jeugdhulp, begeleiding, beschermd wonen en kortdurend verblijf twee overlegstructuren (overlegtafels) tussen de zes gemeenten en aanbieders:

1. Fysieke overlegtafel (FOT). Hieraan zitten vertegenwoordigers van diverse partijen met elkaar aan tafel.
2. Virtuele overlegtafel. Deze overlegtafel biedt iedereen die niet aan de fysieke overlegtafel zit de mogelijkheid om zijn/haar inbreng digitaal te leveren.

Fysieke overlegtafel
Ongeveer 20 zorg- en welzijnspartijen in de zes gemeenten zitten aan de fysieke overlegtafel. Er is een aparte tafel voor Jeugd en een aparte tafel voor Wmo. De deelnemers aan de fysieke overlegtafel zijn geselecteerd op basis van objectieve selectiecriteria die door de colleges van burgemeester en wethouders zijn vastgesteld. De overlegstructuur wordt gekenmerkt door transparantie. Van de fysieke overlegtafel-bijeenkomsten worden verslagen of afsprakenlijsten gemaakt. Deze worden op deze website gepubliceerd. De bijeenkomsten zijn niet openbaar.

Virtuele overlegtafel
Naast de fysieke overlegtafel is er een virtuele overlegtafel. Via de virtuele overlegtafel kunnen aanbieders:

• een vraag stellen of een opmerking plaatsen;
• een idee/voorstel indienen; en/of
• een reactie geven op een deelovereenkomst of de ontwikkelagenda.

Daarvoor kunt u een mail sturen naar wmopeel@bizob.nl of jeugdzorgpeel@bizob.nl. Bizob beantwoordt de vraag zo snel mogelijk. Een idee/voorstel relevant voor alle aanbieders wordt geagendeerd voor de fysieke overlegtafel.

Basisovereenkomst
Om deel te kunnen nemen aan de fysieke en virtuele overlegtafel moet een aanbieder de basisovereenkomst tekenen. In deze basisovereenkomst zijn de spelregels met betrekking tot dit bestuurlijk aanbestedingsproces opgenomen.

Flexibiliteit

De afspraken zoals die vast zijn gelegd in een overeenkomst kunnen aangepast worden gedurende de looptijd van het contract. Deze flexibiliteit is nodig omdat zowel de Wmo-taken als de jeugdhulptaken nieuw zijn. De materie is complex en vele zaken zijn nog vol in ontwikkeling. De procedure inzake wijziging van een overeenkomst ligt vast in de basisovereenkomst.

Nieuwe aanbieders

De overeenkomsten staan open voor alle partijen die onder de daarin genoemde voorwaarden de betreffende ondersteuning kunnen leveren. Dit betekent, ten opzichte van het klassieke Europese aanbesteden, dat er veel meer aanbieders – ook op een later moment dan de ingangsdatum van de contracten - gecontracteerd (kunnen) worden. Dit komt de keuzevrijheid van burgers ten goede.

Onder een aanbieder verstaan we: een entiteit die zorg, maatschappelijke en/of aanpalende dienstverlening aanbiedt aan inwoners van de Gemeente. Dit kan ook een combinatie zijn van meerdere aanbieders die zich presenteren als een juridische entiteit. Overigens staat het aanbieders vrij om – zonder voorafgaande toestemming van de gemeente -, derden (onderaannemers) in te schakelen bij de uitvoering van een opdracht.